Hack-Nation · HackOS

Datenschutzerklärung

Stand: 22. September 2026. Bei Abweichungen gilt diese deutsche Fassung.

Diese Erklärung beschreibt, wie Hack-Nation Bewerbungen, Zulassungen und die Teilnahme an seinen Hackathons verarbeitet, einschließlich des Workspace HackOS. Das Anmeldeformular liegt auf der Plattform von Luma. Für das, was Luma dort selbst verarbeitet, gilt die Erklärung von Luma. Sobald Ihre Anmeldung bei uns eingeht, gelten die folgenden Regeln.

1. Verantwortlicher

Hack-Nation UG (i.G.)
Tal 44
80331 München, Deutschland
kai@hack-nation.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz senden Sie an die genannte Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Aus der Anmeldung, die Sie über Luma abschicken:

Aus dem öffentlichen Profil unter der LinkedIn-Adresse, die Sie nennen, und aus einem Lebenslauf, dessen Link Sie nennen: die beruflichen Angaben, die dort tatsächlich stehen, insbesondere Werdegang, Ausbildung und Ortsangaben. Wir kaufen keine Daten bei Auskunfteien oder Datenhändlern.

Für ein Konto nach Zusage oder persönlicher Einladung: E-Mail-Adresse, Anzeigename, die gewählte Anmeldemethode (Google, GitHub oder Passwort), die technische Kennung des Anbieters und der Sitzungsstatus. Das Passwort liegt beim Anmeldedienst als Prüfwert, nicht im Klartext in unserer Anwendungsdatenbank.

Während der Teilnahme: Teams und Einladungen, Projektdaten, Links, bis zu drei kurze Videos, ein Teamfoto, zugeteilte Sponsor-Codes und der Zeitpunkt, zu dem ein Einlöse-Link geöffnet wurde, sowie Jury-Bewertungen der Projekte und Nachrichten zum Event.

Von Mitarbeitenden, Jurymitgliedern und Mentoren: Name, E-Mail-Adresse, Kontodaten und die Angaben, die ihre Rolle erfordert, bei Mentoren auch eine Beschreibung und ein Termin-Link.

Wir fragen nicht nach Gesundheitsdaten, religiösen oder politischen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrischen Daten oder dem Sexualleben und verwenden solche Angaben nicht als Auswahlkriterium. Bitte schreiben Sie sie nicht in Freitextfelder.

In unserer Anwendungsdatenbank führen wir kein Protokoll Ihrer IP-Adresse oder Ihres Browsers. Beim Mentor-Formular speichern wir für etwa eine Stunde einen Zähler unter einem Hash der IP-Adresse, damit das Formular nicht geflutet werden kann. Daraus entsteht kein Nutzungsprofil. Hoster und E-Mail-Dienst verarbeiten Verbindungsdaten einschließlich der IP-Adresse in ihren eigenen Sicherheitsprotokollen. Anmeldungen begrenzen wir über einen Zähler zur E-Mail-Adresse, nicht über die IP-Adresse.

HackOS richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Eine Bewerbung setzt voraus, dass Sie den Teilnahmevertrag selbst schließen können.

3. Bewerbung und Zulassung

Wir verarbeiten die Anmeldung, um zu entscheiden, ob wir Ihnen einen Platz anbieten, Sie auf eine Warteliste setzen oder ablehnen, und um Ihnen das Ergebnis mitzuteilen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung ist erforderlich, um auf Ihren Antrag hin vor Vertragsschluss über die Teilnahme zu entscheiden. Dazu gehört der Abruf des öffentlichen Profils unter der Adresse, die Sie angegeben haben, und das Auslesen eines Lebenslaufs, dessen Link Sie angegeben haben.

Ohne die abgefragten Anmeldedaten, einschließlich einer LinkedIn-Adresse, können wir die Bewerbung nicht bearbeiten. Newsletter und die Weitergabe an Partner sind keine Voraussetzung für diese Prüfung. Eine Ablehnung dort berührt die Zulassung nicht.

Automatisierte Entscheidung

Ein Teil der Zulassungen wird automatisiert getroffen. Regeln und eine modellgestützte Auswertung der Anmeldung, des öffentlichen Profils und gegebenenfalls des Lebenslaufs können ohne vorherige Sichtung durch eine Person zu einer Zusage, einer Absage, einem Wartelistenplatz oder zur Vorlage an eine Person im Organisationsteam führen. Das ist eine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO. Sie betrifft nur die Teilnahme an diesem Event. Wir bauen daraus kein Werbeprofil und verkaufen die Auswertung nicht.

Betrachtet werden Ausbildung und Fachrichtung, berufliche und projektbezogene Erfahrung, ob die Angaben zum Profil und zum Lebenslauf passen, die für das Event festgelegten Teilnahmebedingungen einschließlich des angegebenen Wohnorts, der Hochschule und des gewünschten Hubs, sowie freie Plätze. Die Gewichtung und die internen Anweisungen sind vertraulich. Ein Anspruch auf ihre Herausgabe besteht nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Entscheidung ist erforderlich, um über den Abschluss des Teilnahmevertrags zu befinden. Bei der Zahl der Bewerbungen und dem festgelegten Entscheidungszeitpunkt ist eine vorherige Prüfung jeder einzelnen Bewerbung durch eine Person nicht durchführbar.

Eine ausschließlich automatisiert ergangene Entscheidung können Sie anfechten, dazu Stellung nehmen und eine Prüfung durch eine Person verlangen. Schreiben Sie an kai@hack-nation.com, möglichst innerhalb eines Monats nach der E-Mail mit der Entscheidung. Geprüft wird die vorhandene Bewerbung anhand derselben Teilnahmebedingungen. Die Prüfung umfasst kein neues Gespräch, keine Offenlegung der Gewichtung und keinen Anspruch auf einen bestimmten Ausgang. Spätere Anfragen bearbeiten wir, solange die Unterlagen noch vorhanden sind und das Event die Entscheidung noch umsetzen kann.

Videos und andere Projektdateien fließen nicht in die Zulassungsauswertung ein. Über eingereichte Projekte entscheiden Personen in der Jury.

4. Daten, die wir nicht bei Ihnen erheben

Den Inhalt des öffentlichen Profils und den Inhalt eines verlinkten Lebenslaufs erheben wir nicht bei Ihnen, sondern an der Quelle, die Sie in der Anmeldung genannt haben. Abgerufen wird das öffentliche Profil unter der angegebenen LinkedIn-Adresse, über einen technischen Dienstleister, und die Datei unter dem von Ihnen angegebenen https-Link.

Kategorien sind die beruflichen Angaben, die dort tatsächlich stehen. Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer sind dieselben wie bei der Bewerbung. Diese Erklärung und die E-Mail zum Eingang der Bewerbung informieren Sie darüber.

5. Konto, Teams und Projekte

Nach einer Zusage oder einer persönlichen Einladung legen Sie ein Konto an, um den Workspace zu nutzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Google oder GitHub setzen wir nur ein, wenn Sie diese Anmeldung wählen. Diese Anbieter sind dann selbst für ihre Anmeldung verantwortlich. Wir erhalten die bestätigte E-Mail-Adresse und eine technische Kennung.

Teams, Projekte, Videos, Teamfoto, Sponsor-Codes und die zugehörigen Nachrichten verarbeiten wir, um das Event durchzuführen, an dem Sie teilnehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zugewiesene Jurymitglieder sehen die Projektunterlagen, die sie bewerten, nicht Ihre Zulassungsakte. Das Organisationsteam sieht, was die jeweilige Aufgabe erfordert.

Wenn Sie einen Sponsor-Link oder einen Mentor-Terminlink öffnen, verlassen Sie HackOS. Was auf der anderen Seite erhoben wird, richtet sich nach der Erklärung dieses Anbieters. Wir speichern, dass Ihnen ein Code zugeteilt wurde und wann der Link geöffnet wurde, damit jeder Code nur einmal ausgegeben wird. Allein durch das Öffnen übermitteln wir dem Sponsor nicht Ihre Bewerbungsunterlagen.

6. Partner und Newsletter

Partner und Sponsoren erhalten Lebenslauf und Bewerbungsangaben nur, wenn Sie dem in der Anmeldung zugestimmt haben, und nur, damit diese Sie zu beruflichen Möglichkeiten kontaktieren können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Haben Sie abgelehnt, geben wir diese Unterlagen nicht weiter. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, an kai@hack-nation.com. Der Widerruf berührt weder die Prüfung der Bewerbung noch eine bereits begründete Teilnahme.

Nachrichten über andere Events, offene Rollen oder Vorstellungen bei Partnern senden wir nur, wenn Sie dem Newsletter zugestimmt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Widerrufen können Sie über den Abmeldelink in einer Kampagnen-E-Mail oder an die genannte Adresse. Die Abmeldung stoppt weitere Kampagnen dieses Events.

Nachrichten zu Ihrer Bewerbung, zur Zulassung, zum Konto, zum Team und zum Ablauf des Events, für das Sie sich beworben haben oder an dem Sie teilnehmen, sind keine Werbung. Sie laufen unabhängig vom Newsletter weiter. Die Tatsache einer Abmeldung speichern wir, damit dieselbe Kampagne nicht erneut an Sie geht.

7. Team, Jury und Mentoren

Einladungen an das Organisationsteam und an die Jury sowie die anschließende Tätigkeit verarbeiten wir, um das Event durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Auftrag oder vorvertragliche Schritte vorliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Interesse ist, das Event mit den Personen zu betreiben, die dafür eingeladen wurden.

Eine Mentor-Anmeldung über den dafür vorgesehenen Link verarbeiten wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den kurzzeitigen Zähler gegen Missbrauch stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihr Profil wird erst nach Freigabe durch das Organisationsteam für Teilnehmende sichtbar.

8. Betrieb, Sicherheit und Rechtsverteidigung

Wir sichern die Konten, unterbinden Missbrauch und aufeinanderfolgende automatisierte Anfragen und bewahren Nachweise auf, um Ansprüche zu begründen, auszuüben oder abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind ein lauffähiges Event, die Sicherheit der Teilnehmenden und die Verteidigungsfähigkeit der Zulassungsentscheidung. Auswertungen für das Organisationsteam, etwa nach Land, Hochschule oder Hub, bleiben im Team und dienen der Durchführung des Events. Wir setzen keine Reichweiten- oder Werbeanalyse ein und verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir beenden sie dann, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch richtet sich nicht gegen die Bearbeitung einer Bewerbung, die Sie selbst eingereicht haben, und nicht gegen die Durchführung eines Events, an dem Sie teilnehmen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Dafür genügt die Abmeldung nach Abschnitt 6.

9. Cookies

Wir verwenden nur Cookies, die erforderlich sind, um den von Ihnen angeforderten Dienst bereitzustellen. Dafür holen wir keine Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse- und keine Marketing-Cookies.

10. Empfänger

Auftragsverarbeiter, die nur nach unserer Weisung handeln:

Eigene Verantwortliche:

Behörden erhalten Daten, soweit wir dazu verpflichtet sind. Geht der Event-Betrieb auf einen Nachfolger über, geht diese Verarbeitung in den hier beschriebenen Grenzen mit.

11. Drittländer

Apify sitzt in der EU. Supabase, Vercel, Cloudflare, OpenAI, Resend, Google und GitHub können in den USA verarbeiten. Ist der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Trägt der Beschluss die Übermittlung nicht, verwenden wir die Standardvertragsklauseln der Kommission. Der Beschluss gilt. Gegen das Urteil, das ihn bestätigt hat, ist ein Rechtsmittel anhängig (Rs. C-703/25 P). Fällt der Beschluss weg, stellen wir auf die Klauseln um oder beenden die Übermittlung.

12. Speicherdauer

Bewerbung, Auswertung und Zulassungsentscheidung speichern wir für das Event und danach drei Jahre ab der Entscheidung. Das ist die regelmäßige Verjährungsfrist, innerhalb derer wir die Entscheidung noch verteidigen können müssen. Konto, Projektunterlagen, Videos, Fotos und Versandnachweise bewahren wir für die Dauer der Teilnahme und anschließend für dieselbe Frist auf, gerechnet ab dem Ende der letzten Event-Beziehung. Danach löschen wir sie oder reduzieren sie so, dass sie Sie nicht mehr identifizieren, sofern nicht ein offener Anspruch, eine Beschwerde oder eine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

Eine Kampagnen-Abmeldung speichern wir, solange wir denselben Verteiler verwenden könnten. Der Mentor-Zähler endet nach etwa einer Stunde. Das Cookie zur Anmeldemethode endet nach 180 Tagen, das Cookie zum Anmelde-Zwischenstand nach zehn Minuten.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und, für die Daten, die Sie uns selbst bereitgestellt haben, auf Datenübertragbarkeit. Die Übertragbarkeit umfasst Ihre Anmelde- und Kontodaten, nicht die interne Auswertung, Gewichtungen oder Notizen des Teams. Löschen können wir nicht, solange Abschnitt 12 oder eine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Den Widerspruch beschreibt Abschnitt 8, den Widerruf einer Einwilligung Abschnitt 6.

Beschwerde können Sie bei jeder zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

14. Änderungen

Maßgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Müssen wir Sie über eine Änderung gesetzlich informieren, tun wir das per E-Mail oder mit der nächsten Nachricht zu Ihrer Bewerbung oder Teilnahme.